Zitting van 27 02 2023

Openbare zitting

Notulen vorige zitting

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de zitting van 30 januari 2023 goed.

Zitting van 27 02 2023

Openbare zitting

Huishoudelijk reglement Minder Mobielen Centrale - aanpassing kilometervergoeding vrijwilligers-chauffeurs

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 december 2020 betreffende de oprichting van een Minder Mobielen Centrale (MMC);

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 januari 2021 betreffende de vaststelling van het huishoudelijk reglement van de Minder Mobielen Centrale;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 september 2021 betreffende de aanpassing van het huishoudelijk reglement van de Minder Mobielen Centrale - aanpassing kilometervergoeding vrijwilligers-chauffeurs elk jaar op 1 juli;

Overwegende dat sedert juni 2022 de kilometervergoeding van het federale overheidspersoneel niet meer elk jaar op 1 juli maar elk kwartaal wordt geïndexeerd;

Overwegende dat door de indexering van de kilometervergoeding van het federale overheidspersoneel ook de kilometervergoeding voor de vrijwilligers-chauffeurs van de Minder Mobielen Centrale dient geïndexeerd te worden;

Overwegende dat de driemaandelijkse indexering van de kilometervergoeding dient te worden opgenomen in het huishoudelijk reglement van de Minder Mobielen Centrale;

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;

BESLUIT: eenparig.
 

art. 1

Het Artikel 9. te schrappen en te vervangen als volgt:

De kilometervergoeding wordt vastgesteld per kilometer en wordt elk kwartaal geïndexeerd naar evenredigheid met de maximum kilometervergoeding voor het federale overheidspersoneel.

De kilometers worden gerekend vanaf het thuisadres van de chauffeur, heen en terug. De prijs per rit kan dus variëren naargelang de woonplaats van de chauffeur, de beschikbaarheid van een chauffeur in uw buurt, en de route die een chauffeur neemt.

De chauffeur kan meerdere personen tegelijk vervoeren tijdens eenzelfde verplaatsing. De chauffeur kan slechts éénmaal de gereden kilometers aanrekenen (gedeelde kosten).

Boetes ingevolge verkeersovertredingen zijn steeds ten laste van de chauffeur.

lndien de gebruiker omwille van financiële problemen niet in staat is om de vergoedingen te betalen, kan hij contact opnemen met de sociale dienst van het OCMW voor een tussenkomst.

art. 2

Het vast bureau te belasten met de uitvoering van dit besluit, waaronder het opstellen van de gecoördiuneerde versie van het reglement.

art. 3

De voorzitter van het vast bureau zal het reglement conform art. 286 §2 het reglement bekend maken.

Zitting van 27 02 2023

Openbare zitting

Huishoudelijk reglement LOI - aanpassing bijlage

Gelet op de forfaitaire LOI-bedragen 2023 zoals gecommuniceerd door FEDASIL op 9 januari 2023;

Overwegende dat deze bedragen de forfaitaire bedragen, het wekelijkse leefgeld en ook het zakgeld omvatten;

Gelet op het huishoudelijk reglement LOI, meer bepaald de bijlage waarin de bedragen wekelijks leef- en zakgeld zijn opgenomen met als huidige bedragen:

●        Alleenstaande volwassenen + Volwassenen gezinshoofd 61,00 EUR

●        Andere volwassenen in gezinsverband (samenwonend)  45,00 EUR

●        Vermeerdering voor eenoudergezinnen   9,00 EUR

●        Kinderen < 3 jaar       31,00 EUR

●        Kinderen van 3 tot 12 jaar     17,00 EUR

●        Kinderen van 12 tot 18 jaar     19,00 EUR

Overwegende dat de huidige LOI-bedragen wekelijks leef- en zakgeld onder de minimumbedragen liggen:

         Min  Max

●        Alleenstaande volwassenen + Volwassenen gezinshoofd  67,00 EUR 72,00 EUR

●        Andere volwassenen in gezinsverband (samenwonend)  50,00 EUR 55,00 EUR

●        Vermeerdering voor eenoudergezinnen    10,00 EUR 10,00 EUR

●        Kinderen < 3 jaar       35,00 EUR 40,00 EUR

●        Kinderen van 3 tot 12 jaar      19,00 EUR 23,00 EUR

●        Kinderen van 12 tot 18 jaar      21,00 EUR 25,00 EUR

Overwegende dat een aanpassing van het wekelijks leef- en zakgeld is aangewezen tot het gemiddeld bedrag, zijnde:

●        Alleenstaande volwassenen + Volwassenen gezinshoofd  70,00 EUR

●        Andere volwassenen in gezinsverband (samenwonend)  53,00 EUR

●        Vermeerdering voor eenoudergezinnen    10,00 EUR

●        Kinderen < 3 jaar       38,00 EUR

●        Kinderen van 3 tot 12 jaar      21,00 EUR

●        Kinderen van 12 tot 18 jaar      23,00 EUR

Overwegende dat de uitbetaling van het leef- en zakgeld via de provisierekening LOI wordt geregeld;
 

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;

BESLUIT: eenparig.
 

art. 1

De bedragen van het wekelijks leef- en zakgeld voor de LOI-bewoners met ingang van 1 maart 2023 aan te passen conform de bedragen die worden opgelegd vanuit FEDASIL,  en als volgt vast te stellen:

●        Alleenstaande volwassenen + Volwassenen gezinshoofd: 70,00 EUR

●        Andere volwassenen in gezinsverband (samenwonend): 53,00 EUR

●        Vermeerdering voor eenoudergezinnen: 10,00 EUR

●        Kinderen < 3 jaar: 38,00 EUR

●        Kinderen van 3 tot 12 jaar: 21,00 EUR

●        Kinderen van 12 tot 18 jaar: 23,00 EUR

art. 2

De uitbetaling van het leef- en zakgeld gebeurt via de provisierekening LOI.

art. 3

De bijlage van het huishoudelijk reglement wordt in deze zin aangepast.

art. 4

De voorzitter van het vast bureau zal conform art. 286 §2 DLB dit besluit en het gecoördineerde reglement bekend maken.

Zitting van 27 02 2023

Openbare zitting

Aanpassing reglement mobiele toestellen - smartphones thuiszorg

Overwegende dat een hedendaagse bedrijfsvoering in de dienst thuiszorg het gebruik van een digitale omgeving voor registratie en communicatie noodzakelijk maakt;

Overwegende dat de uitrol van dergelijk project, waarbij de terbeschikkingstelling van de nodige apparatuur een essentieel onderdeel is, momenteel kan worden gestart;

Overwegende dat omwille van de reglementering op vlak van fiscaliteit, maatschappelijke zekerheid en gegevensbescherming intern een gedetailleerd reglement noodzakelijk is;

Gelet op de afsprakennota dienstgebonden toestellen thuiszorg zoals goedgekeurd door het vast bureau in zitting van 12 december 2022;

Overwegende dat het huidige reglement betreffende de aankoop en het gebruik van mobiele toestellen (personeel) zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 24 juni 2019 ook van toepassing is voor de personeelsleden van het OCMW;

Overwegende dat het reglement naar aanleiding van het specifieke gebruik van smartphones binnen de dienst thuiszorg moet worden aangepast;

Gelet op de besprekingen in het HOCBOC van 15 december 2022;

Gelet op het parallelle besluit van de gemeenteraad van heden over hetzelfde thema;

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;

BESLUIT: eenparig.
 

art. 1

Het reglement betreffende de aankoop en gebruik mobiele toestellen (personeel) zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 24 juni 2019 aan te passen als volgt:

1.    Voorwerp

Het bestuur kan aan mandatarissen, medewerkers, diensten of ploegen een mobiele telefoon ter beschikking stellen wanneer de functie dit vereist. Dit kan de communicatie binnen het bestuur en met derden bevorderen, waardoor de kwaliteit van de arbeid en de dienstverlening verhoogt.

De toekenning van een mobiele telefoon heeft geen permanent karakter. De opportuniteit ervan wordt door het managementteam beoordeeld.

Binnen het GSM-beleid wordt er gewerkt met drie categorieën van mobiele toestellen: een dienstgebonden, functiegebonden en een ambtsgebonden toestel.

Een dienstgebonden mobiel toestel behoort toe aan een specifieke dienst en kan door de medewerkers werkzaam op de dienst uitsluitend gebruikt worden binnen het kader van de werkopdrachten, al dan niet binnen de normale arbeidstijd. Het gebruik van een dienstgebonden mobiel toestel voor werkopdrachten buiten de normale arbeidstijd kan enkel mits toestemming of opdracht van de leidinggevende.

Een functiegebonden mobiel toestel behoort toe aan een specifieke functie en kan zowel in het kader van werkopdrachten, als binnen de private levenssfeer gebruikt worden.

Een ambtsgebonden mobiel toestel behoort toe aan een mandataris: burgemeester en/of schepen. De regeling voor de ambtsgebonden mobiele toestellen wordt opgenomen in het huishoudelijk reglement van de raden.

2.    Aard van het voordeel

De terbeschikkingstelling van een functiegebonden mobiele telefoon is geen essentieel bestanddeel van de arbeidsovereenkomst. De werkgever heeft het recht om dit voordeel éénzijdig te wijzigen of af te schaffen, om welke reden dan ook, zonder financiële of andere vergoeding, bijvoorbeeld wanneer het functievoordeel wordt afgeschaft of als de medewerker niet langer de functie uitoefent. De medewerker geeft het mobiele toestel dan onmiddellijk terug aan de algemeen directeur of zijn afgevaardigde.

Tijdens periodes van schorsing van de arbeidsovereenkomst waarbij het loon niet behouden blijft of bij volledige loopbaanonderbreking, heeft de werkgever het recht het ter beschikking gesteld toestel terug te vragen. 

Bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst of de statutaire tewerkstelling kan in onderling overleg tussen de gebruiker van een mobiel toestel en het bestuur een prijs afgesproken worden voor de overname van het toestel (zie de modaliteiten in artikel 6). Indien de medewerker het toestel niet wenst over te nemen, bezorgt hij het onverwijld terug aan de algemeen directeur of zijn afgevaardigde (tegen ontvangstbewijs).

De verstoringstoelage is niet van toepassing louter voor oproepen buiten de diensturen.

3.    Abonnement gsm en data mobiele toestellen

Dienstgebonden mobiel toestel.

De gesprekskosten voortvloeiend uit het gebruik van een dienstgebonden mobiel toestel worden integraal gedragen door het bestuur. Het dienstgebonden toestel wordt steeds doorgegeven aan de medewerker die op dat moment van wacht is of verantwoordelijk voor de permanentie.

Binnen de dienst thuiszorg krijgen alle medewerkers een dienstgebonden toestel. De medewerker zorgt ervoor dat hij bereikbaar is via zijn mobiel toestel tijdens de werkuren. Het mobiel nummer van het dienstgebonden toestel wordt opgenomen in de lijst van nummers voor intern gebruik. Deze nummers worden niet extern gecommuniceerd.1

Met een dienstgebonden toestel mogen nooit privé-gesprekken gevoerd worden. Deze toestellen kunnen ingeschakeld worden in een procedure rond alarmering.

Functiegebonden mobiel toestel.

Elke medewerker met een functiegebonden toestel krijgt een gsm- en data-abonnement toegewezen afhankelijk van de noden van de functie. Op jaarbasis wordt maximaal 240,00 EUR inclusief btw aan abonnementskosten gedragen door het bestuur. Jaarlijks wordt er een afrekening voor de medewerker gemaakt met een eventuele meerkost voor de medewerker indien het maximumbedrag van 240,00 EUR inclusief btw per jaar overschreden wordt of indien andere kosten dan gsm- en datakosten via het abonnement betaald werden (bv. parkeerkosten), tenzij aangetoond wordt dat de uitgaven werkgerelateerd zijn. In dit laatste geval wordt daarover door de algemeen directeur een verklaring afgelegd.

4.    Verplichtingen van de medewerker

De medewerker zorgt ervoor dat hij bereikbaar is via zijn mobiel toestel. Het mobiel nummer van het functiegebonden toestel wordt opgenomen in de lijst van nummers voor intern gebruik. Deze nummers worden niet extern gecommuniceerd.

Het mobiel toestel wordt in eerste instantie ter beschikking gesteld voor professionele doeleinden. Occasioneel privégebruik van functiegebonden toestellen tijdens de diensturen wordt toegestaan op voorwaarde dat dit geen gevolg heeft voor de productiviteit in het bestuur, de dienstverlening, de collega's en de taken van het personeelslid. Het toegestane privégebruik is een gunst en geen recht.

Het bestuur kan te allen tijde het privégebruik tijdens de diensturen beperken of verbieden.

Het is uitdrukkelijk verboden niet handvrij te telefoneren tijdens het besturen van een voertuig. Boetes, opgelopen ingevolgde de overtreding van het gebruik van het toestel, vallen integraal en in alle omstandigheden ten laste van het personeelslid.

De medewerker gebruikt en onderhoudt het toestel als een goede huisvader. Hij treft, met inachtname van artikel 5, alle nodige voorzorgsmaatregelen ter bescherming van het toestel en ter vrijwaring van verlies. Het toestel mag niet gebruikt worden door of uitgeleend worden aan derden.

De medewerker die een functiegebonden of een individueel toegewezen dienstgebonden toestel beheert, kiest voor een code als vergrendeling van het mobiel toestel om informatieveiligheid te garanderen en deelt deze code met niemand. Medewerkers die een collectief te gebruiken dienstgebonden toestel gebruiken, gebruiken de medegedeelde code en wijzigen die nooit zonder toestemming van de IT-verantwoordelijke.2

5.    Schade aan of verlies van het toestel

De medewerker meldt onmiddellijk elk verlies of elke beschadiging van het toestel aan het diensthoofd, de financiële dienst en aan de ICT-dienst.3 Het bestuur beslist om het beschadigde toestel te laten herstellen of een nieuw aan te kopen. Het defecte toestel wordt ingeleverd bij een medewerker van de financiële dienst, die in geval van herstelling in samenspraak met de bezitter van het toestel de afspraken maakt en zorgt voor een bestelbon.

Herhaaldelijke schade, verlies of diefstal door onzorgvuldig gebruik of onvoldoende bescherming kan aan de medewerker worden aangerekend, ten belope van een % van de looptijd indien de 2 jaar nog niet verstreken is. De werkgever kan hiervoor in geen geval aansprakelijk worden gesteld.

Elk verlies of diefstal van het toestel moet worden gemeld aan de financiële dienst en de ICT-dienst en de gebruiker moet hiervan aangifte doen bij de politie met vraag tot opstellen van een proces-verbaal.4

6.    Tegemoetkoming bij de aankoop van een functiegebonden en een dienstgebonden mobiel toestel.

Bij de aankoop van een dienstgebonden of functiegebonden toestel worden de voorschriften zoals bepaald in de aankoopprocedure gerespecteerd, in het bijzonder het vooraf aanvragen van een bestelbon bij de financiële dienst.

Dienstgebonden mobiel toestel.

Een dienstgebonden toestel wordt aangekocht door het bestuur aan een maximale aankoopprijs van 150,00 EUR inclusief btw en afgeschreven op een periode van 2 jaar. In deze maximale aankoopprijs zijn zowel het mobiel toestel, een beschermhoes en glasprotector voorzien.

De aankoop van de dienstgebonden toestellen voor medewerkers van dienst thuiszorg zal worden uitgevoerd door het bestuur (in principe de ICT-dienst) volgens de voorschriften bepaald in de aankoopprocedure, in het bijzonder het vooraf aanvragen van een bestelbon bij de financiële dienst. In geen geval mag een medewerker zelf een dienstgebonden mobiel toestel aankopen. Het is enkel de bevoegdheid van het bestuur (in principe de ICT-dienst en de financiële dienst) om het type toestel te bepalen en de aankoop te realiseren binnen het budget. Het bestuur zal volgens standaardisering dezelfde toestellen aankopen voor iedereen van de dienst thuiszorg. De toestellen blijven in beheer en eigendom van het bestuur.5

Functiegebonden mobiel toestel.

Aan de gebruikers van een functiegebonden mobiel toestel wordt, in relatie tot hun functie binnen het bestuur, een onkostenvergoeding toegekend van maximum 400,00 EUR inclusief btw voor de aankoop van het mobiel toestel. In deze maximale aankoopprijs zijn zowel het mobiel toestel, een beschermhoes en glasprotector voorzien.

Alle mobiele toestellen worden op een periode van 2 jaar afgeschreven. Bijgevolg wordt het toekennen van een tegemoetkoming bij de aankoop van een eigen toestel beperkt tot één maal per twee jaar tegen voorlegging van de originele factuur met een factuurdatum na inwerkingtreding van dit reglement.

De medewerker koopt het toestel bij één van de door het bestuur aangeduide handelaars en moet de originele factuur voorleggen binnen een termijn van maximum 3 maanden na de aankoop van het toestel. De factuur moet op naam van de gemeente Boortmeerbeek staan.

Indien de medewerker een duurder functiegebonden toestel wenst aan te kopen, wordt het bedrag boven de 400,00 EUR inclusief btw door de medewerker zelf betaald.

Bij vervanging van een mobiel toestel zal het toestel dat vervangen wordt, ingeleverd worden bij de algemeen directeur of zijn afgevaardigde, tenzij artikel 5 van toepassing is.

Overname van dienstgebonden toestellen door medewerkers is niet mogelijk.6

Indien de onkostenvergoeding uitgekeerd werd en de begunstigde wenst het toestel over te nemen, moet hij op het moment dat hij uit dienst gaat een % van de onkostenvergoeding terugbetalen indien de 2 jaar nog niet verstreken is.

De gebruiker van een functiegebonden toestel kiest zelf of hij gebruik maakt van een dubbele SIM-kaart of slechts 1 nummer koppelt aan het toestel. Het bestuur vergoedt het abonnement voor slechts 1 nummer. Indien de medewerker beslist een nieuw nummer aan te vragen, behoudt hij zijn oorspronkelijk nummer voor privégebruik, tenzij hij dit anders verkiest.

6 bis. Beheer op afstand 7

Het bestuur behoudt zich het recht om beheer op afstand van het dienstgebonden mobiel toestel mogelijk te maken via een softwaretoepassing. Hiermee zijn de volgende zaken mogelijk:

●        Hulp en ondersteuning op afstand bij professionele IT problemen.

●        Automatische uitrol van updates en software en antivirus om de beveiliging te verbeteren.

●        Wissen op afstand / blokkeren op afstand bij diefstal / misbruik.

●        Lokalisatie van de laptop, enkel en alleen in het geval van diefstal.

●        Monitoring / alerting van statistische gegevens van professionele applicaties voor rapporten.

6 tris. Privacyverklaring8

Het bestuur verwerkt de persoonsgegevens in het kader van de arbeidsovereenkomst en dit reglement.

De wetgeving bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 30 juli 2018 bepaalt:

●        Recht tot inzage van de persoonlijke gegevens

●        Recht tot verbetering van de persoonlijke gegevens

●        Recht tot verwijdering van de persoonlijke gegevens, tenzij andere wetgeving anders bepaalt.

●        Recht tot elektronische overdraging van de persoonlijke gegevens

●        Recht tot bezwaar van verwerking van de persoonlijke gegevens

De uitgebreide privacyverklaring van het lokaal bestuur is beschikbaar via de website of op papier.
 

7.    Onvoorziene situaties

Elke situatie die niet voorzien werd in dit reglement zal, met een advies van het managementteam, ter goedkeuring voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen.

8.    Overzicht dienstgebonden en functiegebonden toestellen9

Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau beheren voortaan met de algemeen directeur de verdeling van de dienstgebonden en functiegebonden toestellen volgens behoefte van de organisatie.

1 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023

2 Ingevoegd en aangepast in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023

3 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023

4 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023

5 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023

6 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023

7 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023

8 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023

9 Aangepast in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023

Zitting van 27 02 2023

Openbare zitting

REMI-systeem

VRAAG: De federale ministerraad heeft voor het kerstreces beslist om dit systeem uit te rollen over alle Belgische OCMW's. Dit betekent dat elk OCMW in de voorbije weken een gratis aanbod heeft gekregen vanwege de federale overheid om aan de slag te gaan met dit systeem. Daarvoor is een totaalbudget van 35 miljoen euro per jaar (70 miljoen over 2 jaar) uitgetrokken in de federale begroting.

Lokale besturen zoals wij die reeds werken met het REMI-systeem kunnen evenzeer intekenen en meegenieten van dit aanbod.

Heeft onze gemeente opnieuw ingetekend?

ANTWOORD: De gemeente heeft inderdaad het nodige gedaan om zich hiervoor aan te melden.

Er is ook binnen Sierra een koppeling voorzien. Op 23 maart volgen de medewerkers de onlinesessie waarin de koppeling met de nieuwe REMI-tool wordt gedemonstreerd.

Ook vanuit CEBUD (Centrum voor budgetadvies en -onderzoek) wordt een onlinesessie georganiseerd waarop de maatschappelijk assistenten zijn ingeschreven.

Zitting van 27 02 2023

Openbare zitting

REMI-tool

VRAAG: Ons OCMW is in het verleden ingestapt in het REMI project, en beschikt dus over de software om nu ook in te stappen in een project dat loopt in 2023 en 2024 en de deelnemende OCMW’s ook de nodige budgetten geeft om de steun op te trekken tot datgene wat nodig is om over een referentiebudget te beschikken. Dit referentiebudget houdt immers rekening met een menswaardig inkomen zodat de betrokkene op een gepaste manier aan het maatschappelijk leven kan deelnemen.

We zien dit als een mooie kans om deel te nemen aan een project dat een verschil kan maken voor personen die het niet makkelijk hebben en dit zonder bijkomende kosten voor de gemeente. Het project zal ook geëvalueerd worden. Inschrijven moet echter voor 1 maart 2023.

Alle info kan gevonden worden op: Webinar – REMI, referentiebudget voor een menswaardig leven - een webapplicatie | POD Maatschappelijke Integratie (mi-is.be)

ANTWOORD: De vraag werd behandeld samen met de vraag van de Vooruit-fractie over hetzelfde onderwerp.

Zitting van 27 02 2023

Openbare zitting

Mantelzorgpremie

VRAAG: De mantelzorgpremie is symbolisch en moreel belangrijk omdat het de groep van mantelzorgers erkent en zichtbaar maakt. Het is een beperkte maar een absoluut belangrijke ondersteuning voor mensen die kwetsbare mensen ondersteunen. Mantelzorgers zijn een belangrijke schakel in het vermaatschappelijken van de zorg en verdienen daarom erkenning en financiële ondersteuning. We vragen of een indexering van de toelage voorzien wordt, en indien niet, of deze kan voorzien worden. 

Verder vragen we hoe de regeling precies is voor mensen die de zorg opnemen voor iemand met een langdurige en onomkeerbare beperking, bv. een onherstelbare beperking na een ongeval of bij geboorte? Er bereiken ons 

ANTWOORD: Artikel 9 van het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 december 2021 bepaalt dat de mantelzorgpremie 180,00 EUR op jaarbasis bedraagt. Het bedrag wordt jaarlijks op 1 januari geïndexeerd volgens de formule:

basisbedrag mantelzorgpremie (€180,00 EUR) x nieuwe gezondheidsindex januari

               aanvangscijfer gezondheidsindex januari 2010 (111,36)

Dat houdt momenteel een premie van 249,86 EUR per jaar te betalen in kwartalen.

Wat de informatie over de al dan niet gewijzigde situaties betreft, is deze informatie niet rechtstreeks voor de overheid beschikbaar of mag ze niet anders worden verkregen. Op zich is dit bij een gelijk blijvende toestand slechts een heel kleine formaliteit van het zetten van 2 kruisjes en het terugbezorgen van het formulier. Het is dus niet anders mogelijk en ook bij langdurige onomkeerbare situaties kunnen er toch veranderingen zijn die dan tijdig moeten gekend zijn. Individuele afwijkingen op dit principe zouden risico's kunnen inhouden van een foute administratieve opvolging, wat ook betreurenswaardig zou zijn.