De gemeenteraad,
Overwegende dat een hedendaagse bedrijfsvoering in de dienst thuiszorg het gebruik van een digitale omgeving voor registratie en communicatie noodzakelijk maakt;
Overwegende dat de raad voor maatschappelijk welzijn daartoe een parallelle beslissing neemt;
Overwegende dat de uitrol van dergelijk project, waarbij de terbeschikkingstelling van de nodige apparatuur een essentieel onderdeel is, momenteel kan worden gestart;
Overwegende dat omwille van de reglementering op vlak van fiscaliteit, maatschappelijke zekerheid en gegevensbescherming intern een gedetailleerd reglement noodzakelijk is;
Overwegende dat het huidige reglement over de aankoop en het het gebruik van mobiele toestellen (personeel) zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 24 juni 2019 moet worden aangepast;
Gelet op de bespreking in het HOCBOC van 15 december 2022;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
BESLUIT: eenparig.
art. 1
Het reglement betreffende de aankoop en gebruik mobiele toestellen (personeel) zoals goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 24 juni 2019 aan te passen als volgt:
1. Voorwerp
Het bestuur kan aan mandatarissen, medewerkers, diensten of ploegen een mobiele telefoon ter beschikking stellen wanneer de functie dit vereist. Dit kan de communicatie binnen het bestuur en met derden bevorderen, waardoor de kwaliteit van de arbeid en de dienstverlening verhoogt.
De toekenning van een mobiele telefoon heeft geen permanent karakter. De opportuniteit ervan wordt door het managementteam beoordeeld.
Binnen het GSM-beleid wordt er gewerkt met drie categorieën van mobiele toestellen: een dienstgebonden, functiegebonden en een ambtsgebonden toestel.
Een dienstgebonden mobiel toestel behoort toe aan een specifieke dienst en kan door de medewerkers werkzaam op de dienst uitsluitend gebruikt worden binnen het kader van de werkopdrachten, al dan niet binnen de normale arbeidstijd. Het gebruik van een dienstgebonden mobiel toestel voor werkopdrachten buiten de normale arbeidstijd kan enkel mits toestemming of opdracht van de leidinggevende.
Een functiegebonden mobiel toestel behoort toe aan een specifieke functie en kan zowel in het kader van werkopdrachten, als binnen de private levenssfeer gebruikt worden.
Een ambtsgebonden mobiel toestel behoort toe aan een mandataris: burgemeester en/of schepen. De regeling voor de ambtsgebonden mobiele toestellen wordt opgenomen in het huishoudelijk reglement van de raden.
2. Aard van het voordeel
De terbeschikkingstelling van een functiegebonden mobiele telefoon is geen essentieel bestanddeel van de arbeidsovereenkomst. De werkgever heeft het recht om dit voordeel éénzijdig te wijzigen of af te schaffen, om welke reden dan ook, zonder financiële of andere vergoeding, bijvoorbeeld wanneer het functievoordeel wordt afgeschaft of als de medewerker niet langer de functie uitoefent. De medewerker geeft het mobiele toestel dan onmiddellijk terug aan de algemeen directeur of zijn afgevaardigde.
Tijdens periodes van schorsing van de arbeidsovereenkomst waarbij het loon niet behouden blijft of bij volledige loopbaanonderbreking, heeft de werkgever het recht het ter beschikking gesteld toestel terug te vragen.
Bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst of de statutaire tewerkstelling kan in onderling overleg tussen de gebruiker van een mobiel toestel en het bestuur een prijs afgesproken worden voor de overname van het toestel (zie de modaliteiten in artikel 6). Indien de medewerker het toestel niet wenst over te nemen, bezorgt hij het onverwijld terug aan de algemeen directeur of zijn afgevaardigde (tegen ontvangstbewijs).
De verstoringstoelage is niet van toepassing louter voor oproepen buiten de diensturen.
3. Abonnement gsm en data mobiele toestellen
Dienstgebonden mobiel toestel.
De gesprekskosten voortvloeiend uit het gebruik van een dienstgebonden mobiel toestel worden integraal gedragen door het bestuur. Het dienstgebonden toestel wordt steeds doorgegeven aan de medewerker die op dat moment van wacht is of verantwoordelijk voor de permanentie.
Binnen de dienst thuiszorg krijgen alle medewerkers een dienstgebonden toestel. De medewerker zorgt ervoor dat hij bereikbaar is via zijn mobiel toestel tijdens de werkuren. Het mobiel nummer van het dienstgebonden toestel wordt opgenomen in de lijst van nummers voor intern gebruik. Deze nummers worden niet extern gecommuniceerd.1
Met een dienstgebonden toestel mogen nooit privé-gesprekken gevoerd worden. Deze toestellen kunnen ingeschakeld worden in een procedure rond alarmering.
Functiegebonden mobiel toestel.
Elke medewerker met een functiegebonden toestel krijgt een gsm- en data-abonnement toegewezen afhankelijk van de noden van de functie. Op jaarbasis wordt maximaal 240,00 EUR inclusief btw aan abonnementskosten gedragen door het bestuur. Jaarlijks wordt er een afrekening voor de medewerker gemaakt met een eventuele meerkost voor de medewerker indien het maximumbedrag van 240,00 EUR inclusief btw per jaar overschreden wordt of indien andere kosten dan gsm- en datakosten via het abonnement betaald werden (bv. parkeerkosten), tenzij aangetoond wordt dat de uitgaven werkgerelateerd zijn. In dit laatste geval wordt daarover door de algemeen directeur een verklaring afgelegd.
4. Verplichtingen van de medewerker
De medewerker zorgt ervoor dat hij bereikbaar is via zijn mobiel toestel. Het mobiel nummer van het functiegebonden toestel wordt opgenomen in de lijst van nummers voor intern gebruik. Deze nummers worden niet extern gecommuniceerd.
Het mobiel toestel wordt in eerste instantie ter beschikking gesteld voor professionele doeleinden. Occasioneel privégebruik van functiegebonden toestellen tijdens de diensturen wordt toegestaan op voorwaarde dat dit geen gevolg heeft voor de productiviteit in het bestuur, de dienstverlening, de collega's en de taken van het personeelslid. Het toegestane privégebruik is een gunst en geen recht.
Het bestuur kan te allen tijde het privégebruik tijdens de diensturen beperken of verbieden.
Het is uitdrukkelijk verboden niet handvrij te telefoneren tijdens het besturen van een voertuig. Boetes, opgelopen ingevolgde de overtreding van het gebruik van het toestel, vallen integraal en in alle omstandigheden ten laste van het personeelslid.
De medewerker gebruikt en onderhoudt het toestel als een goede huisvader. Hij treft, met inachtname van artikel 5, alle nodige voorzorgsmaatregelen ter bescherming van het toestel en ter vrijwaring van verlies. Het toestel mag niet gebruikt worden door of uitgeleend worden aan derden.
De medewerker die een functiegebonden of een individueel toegewezen dienstgebonden toestel beheert, kiest voor een code als vergrendeling van het mobiel toestel om informatieveiligheid te garanderen en deelt deze code met niemand. Medewerkers die een collectief te gebruiken dienstgebonden toestel gebruiken, gebruiken de medegedeelde code en wijzigen die nooit zonder toestemming van de IT-verantwoordelijke.2
5. Schade aan of verlies van het toestel
De medewerker meldt onmiddellijk elk verlies of elke beschadiging van het toestel aan het diensthoofd, de financiële dienst en aan de ICT-dienst.3 Het bestuur beslist om het beschadigde toestel te laten herstellen of een nieuw aan te kopen. Het defecte toestel wordt ingeleverd bij een medewerker van de financiële dienst, die in geval van herstelling in samenspraak met de bezitter van het toestel de afspraken maakt en zorgt voor een bestelbon.
Herhaaldelijke schade, verlies of diefstal door onzorgvuldig gebruik of onvoldoende bescherming kan aan de medewerker worden aangerekend, ten belope van een % van de looptijd indien de 2 jaar nog niet verstreken is. De werkgever kan hiervoor in geen geval aansprakelijk worden gesteld.
Elk verlies of diefstal van het toestel moet worden gemeld aan de financiële dienst en de ICT-dienst en de gebruiker moet hiervan aangifte doen bij de politie met vraag tot opstellen van een proces-verbaal.4
6. Tegemoetkoming bij de aankoop van een functiegebonden en een dienstgebonden mobiel toestel.
Bij de aankoop van een dienstgebonden of functiegebonden toestel worden de voorschriften zoals bepaald in de aankoopprocedure gerespecteerd, in het bijzonder het vooraf aanvragen van een bestelbon bij de financiële dienst.
Dienstgebonden mobiel toestel.
Een dienstgebonden toestel wordt aangekocht door het bestuur aan een maximale aankoopprijs van 150,00 EUR inclusief btw en afgeschreven op een periode van 2 jaar. In deze maximale aankoopprijs zijn zowel het mobiel toestel, een beschermhoes en glasprotector voorzien.
De aankoop van de dienstgebonden toestellen voor medewerkers van dienst thuiszorg zal worden uitgevoerd door het bestuur (in principe de ICT-dienst) volgens de voorschriften bepaald in de aankoopprocedure, in het bijzonder het vooraf aanvragen van een bestelbon bij de financiële dienst. In geen geval mag een medewerker zelf een dienstgebonden mobiel toestel aankopen. Het is enkel de bevoegdheid van het bestuur (in principe de ICT-dienst en de financiële dienst) om het type toestel te bepalen en de aankoop te realiseren binnen het budget. Het bestuur zal volgens standaardisering dezelfde toestellen aankopen voor iedereen van de dienst thuiszorg. De toestellen blijven in beheer en eigendom van het bestuur.5
Functiegebonden mobiel toestel.
Aan de gebruikers van een functiegebonden mobiel toestel wordt, in relatie tot hun functie binnen het bestuur, een onkostenvergoeding toegekend van maximum 400,00 EUR inclusief btw voor de aankoop van het mobiel toestel. In deze maximale aankoopprijs zijn zowel het mobiel toestel, een beschermhoes en glasprotector voorzien.
Alle mobiele toestellen worden op een periode van 2 jaar afgeschreven. Bijgevolg wordt het toekennen van een tegemoetkoming bij de aankoop van een eigen toestel beperkt tot één maal per twee jaar tegen voorlegging van de originele factuur met een factuurdatum na inwerkingtreding van dit reglement.
De medewerker koopt het toestel bij één van de door het bestuur aangeduide handelaars en moet de originele factuur voorleggen binnen een termijn van maximum 3 maanden na de aankoop van het toestel. De factuur moet op naam van de gemeente Boortmeerbeek staan.
Indien de medewerker een duurder functiegebonden toestel wenst aan te kopen, wordt het bedrag boven de 400,00 EUR inclusief btw door de medewerker zelf betaald.
Bij vervanging van een mobiel toestel zal het toestel dat vervangen wordt, ingeleverd worden bij de algemeen directeur of zijn afgevaardigde, tenzij artikel 5 van toepassing is.
Overname van dienstgebonden toestellen door medewerkers is niet mogelijk.6
Indien de onkostenvergoeding uitgekeerd werd en de begunstigde wenst het toestel over te nemen, moet hij op het moment dat hij uit dienst gaat een % van de onkostenvergoeding terugbetalen indien de 2 jaar nog niet verstreken is.
De gebruiker van een functiegebonden toestel kiest zelf of hij gebruik maakt van een dubbele SIM-kaart of slechts 1 nummer koppelt aan het toestel. Het bestuur vergoedt het abonnement voor slechts 1 nummer. Indien de medewerker beslist een nieuw nummer aan te vragen, behoudt hij zijn oorspronkelijk nummer voor privégebruik, tenzij hij dit anders verkiest.
6 bis. Beheer op afstand 7
Het bestuur behoudt zich het recht om beheer op afstand van het dienstgebonden mobiel toestel mogelijk te maken via een softwaretoepassing. Hiermee zijn de volgende zaken mogelijk:
● Hulp en ondersteuning op afstand bij professionele IT problemen.
● Automatische uitrol van updates en software en antivirus om de beveiliging te verbeteren.
● Wissen op afstand / blokkeren op afstand bij diefstal / misbruik.
● Lokalisatie van de laptop, enkel en alleen in het geval van diefstal.
● Monitoring / alerting van statistische gegevens van professionele applicaties voor rapporten.
6 tris. Privacyverklaring8
Het bestuur verwerkt de persoonsgegevens in het kader van de arbeidsovereenkomst en dit reglement.
De wetgeving bescherming van de persoonlijke levenssfeer van 30 juli 2018 bepaalt:
● Recht tot inzage van de persoonlijke gegevens
● Recht tot verbetering van de persoonlijke gegevens
● Recht tot verwijdering van de persoonlijke gegevens, tenzij andere wetgeving anders bepaalt.
● Recht tot elektronische overdraging van de persoonlijke gegevens
● Recht tot bezwaar van verwerking van de persoonlijke gegevens
De uitgebreide privacyverklaring van het lokaal bestuur is beschikbaar via de website of op papier.
7. Onvoorziene situaties
Elke situatie die niet voorzien werd in dit reglement zal, met een advies van het managementteam, ter goedkeuring voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen.
8. Overzicht dienstgebonden en functiegebonden toestellen9
Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau beheren voortaan met de algemeen directeur de verdeling van de dienstgebonden en functiegebonden toestellen volgens behoefte van de organisatie.
1 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023
2 Ingevoegd en aangepast in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023
3 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023
4 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023
5 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023
6 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023
7 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023
8 Ingevoegd in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023
9 Aangepast in zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 februari 2023