De gemeenteraad,

Gelet op het Decreet basisonderwijs artikel 37/16 en artikel 37/33;

Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering over het inschrijvingsrecht in het basisonderwijs,

hoofdstuk 5, afdeling 1.

Gelet op de toelichting bij de regelgeving: omzendbrief BaO/2022/02, punt 8.1.

Gelet op het overleg tussen alle basisscholen op het grondgebied van de gemeente;

Overwegende dat in navolging van artikel 288 van het decreet lokaal bestuur gekozen wordt voor een onmiddellijke inwerkingtreding;

Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;

BESLUIT: eenparig.

art. 1

Het huishoudelijk reglement ombusdienst in schrijvingen onderwijs als volgt te bepalen

"Artikel 1. REGELGEVEND KADER

Dit huishoudelijk reglement werd opgesteld in toepassing van de reglementering inzake het recht op inschrijvingen:

- Decreet basisonderwijs artikel 37/16 en artikel 37/33.

- Besluit van de Vlaamse Regering over het inschrijvingsrecht in het basisonderwijs,

hoofdstuk 5, afdeling 1.

Toelichting bij de regelgeving: omzendbrief BaO/2022/02, punt 8.1.

De bepalingen van dit huishoudelijke reglement zijn van toepassing op alle basisscholen gelegen binnen het grondgebied van de gemeente Boortmeerbeek.

Artikel 2. SAMENSTELLING VAN DE OMBUDSDIENST (ODI)

De ODI is samengesteld uit

- één vertegenwoordiger per schoolbestuur dat deelneemt aan de aanmeldingsprocedure;

- één vertegenwoordiger van de op Vlaams niveau erkende ouderkoepelverenigingen;

Als een vertegenwoordiger een samenkomst van de ODI niet kan bijwonen, verwittigt die op voorhand de andere leden. Een vertegenwoordiger voorziet in een vast plaatsvervanger en brengt die op de hoogte van de plaatsvervanging.

De schepen van onderwijs wordt als neutrale voorzitter aangeduid en fungeert als gespreksleider en

verslaggeving wordt door lokaal bestuur verzorgd. De voorzitter kan beslissen om de vergadering virtueel te laten plaatsvinden.

Daarnaast kunnen ook andere technici (beheerders, andere directies, gemeentelijke diensten, organisaties, bestuurders, eenieder die door de ODI nuttig geacht wordt) adviserend deel uit maken van de vergadering.

Als annex kan de nominatieve lijst geraadpleegd worden.

Artikel 3. TAKEN

Deze ODI staat in voor de eerstelijnsbehandeling van:

1. de klachten of de vaststellingen over technische fouten of materiële vergissingen.

Hieronder te verstaan: voor of na de definitieve toewijzing, een geval waarbij een technische fout of een zuivere materiële vergissing tijdens het verloop van de aanmeldingsprocedure, afbreuk doet aan de ordening of toewijzing van de leerling in kwestie.

2. De vragen over de erkenning van de uitzonderlijke situatie van de in te schrijven leerling.

Hieronder te verstaan: een geval waarbij de betrokkene voor een specifieke school die aanmeldt, een uitzonderlijke situatie inroept die alleen van toepassing is op de leerling in kwestie in die school en waarbij die inschrijving de enig mogelijke is om de toegang tot onderwijs te garanderen voor die leerling.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT OMBUDSDIENST INSCHRIJVINGEN |

Het doel van de ombudsdienst is het filteren van materiële fouten en het bespreekbaar maken van uitzonderlijke aanmeldingssituaties.

Indien, ondanks de beveiliging door het systeem, toch een aanmelding zou gebeuren die formeel verkeerd of onvolledig is, wordt deze behandeld door de ombudsdienst.

De ombudsdienst inschrijvingen bereidt de evaluatie van ‘aanmelden, daarna inschrijven’ voor en brengt dit op de algemene vergadering met alle schoolbesturen en betrokken intermediaire organisaties. Op basis van de evaluatie worden eventuele punten van verbetering voorgesteld en doorgevoerd.

Artikel 4. PROCEDURE

4.1 Termijn indiening klachten/vragen

De aanmeldingsprocedure loopt af bij de start van de vrije inschrijvingen

Klachten en vaststellingen die na de termijn van 15 kalenderdagen na vaststelling van de betwiste feiten ingediend worden , zijn onontvankelijk.

Voor de toepassing van de termijnen worden zaterdagen, zondagen, wettelijke en reglementaire feestdagen, de schoolvakanties en facultatieve vakantiedagen niet meegerekend.

4.2 Voorafgaand de samenkomst van de ODI

Ouders en alle belanghebbenden, dienen elektronisch een klacht/of vraag (cfr. Artikel 3) in binnen de 15 kalenderdagen (cfr. Artikel 4.1) na vaststelling van de betwiste feiten. Dit gebeurt via contactname via het mailadres aanmelden.school@boortmeerbeek.be, dit mailadres zal via de website en contactpunten gecommuniceerd worden. De indiener ontvangt een ontvangstbewijs van indiening.

De klacht bevat minimaal de identiteit en het e-mailadres van de verzoekende partij, de identiteit van de leerling in kwestie, een situatieschets, met vernoeming van de school bij uitzonderlijke situatie, en de expliciete klacht of vraag gericht aan de leden van de ODI.

De klachten en/of vragen over de erkenning van de uitzonderlijke situatie worden verzameld en voorgelegd aan de vertegenwoordiger in de ODI van de betrokken schoolbestuur. De andere ODI leden worden hierover geïnformeerd.

De indiener wordt geïnformeerd over de datum en het uur waarop de ODI zal samenkomen om de klacht/vraag te behandelen zodat de indiener (of een vertegenwoordiger), indien de leden van de ODI het noodzakelijk vinden, tijdens de zitting kan gehoord worden door de leden. Uitzonderlijk, in geval de ouder elementen wenst toe te voegen, kan hij op het moment van samenkomst digitaal gehoord worden.

De ODI kan alle nodige documenten opvragen bij het schoolbestuur.

4.3 Rechtsgeldigheid samenkomst ODI

De voorzitter roept de ODI samen op basis van de verzamelde klachten en/of vragen over de erkenning van de uitzonderlijke situatie van een in te schrijven leerling.

De ODI vergadert rechtsgeldig wanneer minstens de helft +1 van de leden aanwezig is.

Bij het niet bereiken van het aanwezigheidsquorum bepaalt de voorzitter een nieuwe zitting ten laatste binnen de 7 kalenderdagen na de eerste zitting. De tweede zitting vergadert rechtsgeldig ongeacht het aantal aanwezige vertegenwoordigers.

De ODI komt rechtsgeldig samen en formuleert een advies binnen de 20 kalenderdagen (cfr.4.1) na ontvangst van de klacht of vraag.

In functie van de continuïteit zal elk effectief lid zoveel mogelijk aanwezig zijn. Indien dit niet mogelijk is, kan men vertegenwoordigd worden door een plaatsvervanger of een volmacht toekennen aan een ander effectief lid. Elk effectief lid bepaalt zelf wie deze plaatsvervanger wordt en zorgt ervoor dat deze voldoende inhoudelijk op de hoogte is.

Artikel 5. DE MOGELIJKHEID TOT WRAKING

De indiener van de klacht kan voor de aanvang van de samenkomst van de ODI één of meer leden wraken.

Ingeval de reden tot wraking later is ontstaan, kan wraking ook nog worden ingeroepen tijdens de samenkomst. In dat laatste geval wordt de zaak naar de eerstvolgende samenkomst verwezen.

Een plaatsvervanger neemt de plaats in van het gewraakte lid. Het lid dat weet dat er een reden tot wraking tegen hem bestaat, moet zich van de zaak onthouden.

De redenen van de wraking zijn die vermeld in de artikelen 828 en 829, tweede lid van het Gerechtelijk Wetboek.

De ouders hebben het recht om gehoord te worden door de ombudsdienst.

Artikel 6. BESLUITVORMING EN UITSPRAAK

De voorzitter opent de zitting en leidt de gesprekken. Hetgeen de voorzitter met het oog op de handhaving van de orde beveelt, wordt stipt en terstond uitgevoerd.

Ingeval de indiener van de klacht/vraag dit wenst, brengt deze partij eerst zijn uiteenzetting waarna de andere partijen kunnen repliceren.

Bij een klacht/vraag met betrekking tot een specifieke school kan de betrokken directie, op vraag van de ODI ook deel uitmaken van de commissie maar zonder stemrecht.

Uitzondering: bij een aanvraag tot uitbreiding of het verhogen van de capaciteit of in overtal nemen van een specifiek kind zal de ombudsdienst inschrijvingen steeds voorafgaand advies vragen. De school heeft hierin steeds de eindbeslissing.

Op het einde van de samenkomst sluit de voorzitter de gesprekken.

Met het oog op de uitspraak volgt de beraadslaging onmiddellijk na het sluiten van de gesprekken.

Dit gebeurt met gesloten deuren.

De adviezen worden bij voorkeur in consensus genomen. Indien er geen consensus is, wordt het advies bij stemming door de meerderheid aangenomen en heeft de voorzitter, indien nodig, de doorslaggevende stem.

Adviezen en resultaten bij klachten of de vaststellingen over technische fouten of materiële vergissingen:

Als de ODI na een klacht over of een vaststelling van een technische fout of een zuiver materiële

vergissing voor de definitieve toewijzingen een gunstig advies geeft over de correctie van de fout, kan de leerling door het schoolbestuur of meerdere schoolbesturen samen met de correctie van de fout worden opgenomen in het aanmeldingssysteem voor de definitieve toewijzing gebeurt. De ODI kan bepalen door wie de correctie van de fout dient worden in te geven en geeft geen nader advies over de resultaat na toewijzing.

Als de ODI na een klacht over een technische fout of een zuiver materiële vergissing na een

definitieve toewijzing een gunstig advies geeft over de correctie van de fout, kan de leerling door het betrokken schoolbestuur in overcapaciteit worden ingeschreven conform artikel 37/28 decreet basisonderwijs.

Als de ombudsdienst inschrijvingen een negatief advies geeft over een klacht over een technische fout of een materiële vergissing voor of na de definitieve toewijzingen, hoeft de school niets te wijzigen aan de aanmelding of toewijzing van de leerling in kwestie.

Adviezen en resultaten bij vragen over een erkenning van de uitzonderlijke situatie van een in te schrijven leerling:

Als een ouder een vraag voor de erkenning van een uitzonderlijke situatie stelt aan de ombudsdienst inschrijvingen, legt de ODI de vraag voor aan het schoolbestuur in kwestie.

Indien het schoolbestuur in kwestie een eventuele inschrijving in overcapaciteit haalbaar acht, legt ze die vraag voor aan de CLR (Commissie LeerlingenRechten).

De CLR beslist binnen 30 kalenderdagen over de uitzonderlijke situatie waarbij de inschrijving de

enige mogelijke is om toegang tot onderwijs te garanderen voor die leerling. Alleen als de CLR de uitzonderlijke situatie bevestigt waarbij die inschrijving de enige mogelijke is om de toegang tot onderwijs te garanderen voor die leerling, kan de leerling in overcapaciteit worden ingeschreven conform artikel 37/28.

Artikel 7. MEDEDELING VAN DE UITSPRAAK

Het advies van de ODI wordt binnen een termijn van 7 kalenderdagen, na uitspraak van de ODI, elektronisch verstuurd naar het e-mailadres van de indiener (cfr. Artikel 4.2). De indiener wordt hierbij ook geïnformeerd over de procedure om een klacht in te dienen bij de CLR.

Beroepsmogelijkheid bij de CLR:

Nadat de klacht over een technische fout of materiële vergissing is behandeld door de

ombudsdienst, kan een klacht ingediend worden bij de LCR.

De behandeling van de uitzonderlijke situatie, zoals bepaald in artikel 3, *2 kan geen voorwerp

uitmaken van een klacht bij CLR.

De behandeling van een klacht of vraag bij de ombudsdienst schort de termijn op voor de indiening van een klacht bij de CLR.

Artikel 8. INWERKINGTREDING

Dit reglement van orde met betrekking tot de Ombudsdienst Inschrijvingen (ODI) gaat in voor de

aanmeldingsprocedure voor schooljaar 2023-2024 en volgende.

ANNEX

Nominatieve lijst samenstelling ODI (dient gepubliceerd te worden) (actueel te houden door college van burgemeester en schepenen)"

art. 2

Dit reglement wordt onmiddellijk van kracht.