De gemeenteraad,
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 21 december 2009 betreffende de vaststelling van de statuten, het huishoudelijk reglement en de afsprakennota voor de gemeentelijke adviesraad voor natuur en milieu (MAR);
Overwegende dat de gewijzigde wetgeving en de evolutie in de werking van de milieuadviesraad Boortmeerbeek een wijziging van de statuten, het huishoudelijk reglement en de afsprakennota met de milieuadviesraad Boortmeerbeek noodzakelijk maken;
Gelet op het advies van de milieuadviesraad van 10 mei 2022;
Gelet op het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
BESLUIT: eenparig.
art. 1
De statuten van de milieuadviesraad Boortmeerbeek te hernieuwen en als volgt vast te stellen:
1. NAAM EN ZETEL
Artikel 1
De gemeentelijke adviesraad voor milieu en natuur van Boortmeerbeek draagt de naam ‘Milieuadviesraad Boortmeerbeek’, hierna MAR genoemd.
De zetel van de MAR is gevestigd in het gemeentehuis van de gemeente Boortmeerbeek.
Artikel 2
De MAR is een door de gemeenteraad opgerichte adviesraad die onafhankelijk is van andere publieke/privé organisaties en organen.
De MAR stelt autonoom zijn agenda op en brengt advies uit over milieu, klimaat- en natuuraangelegenheden zoals bepaald in haar doelstellingen.
Deze agenda wordt door burgemeester en schepenen goedgekeurd. Zij zullen voornamelijk waken over de wettelijke aspecten.
2. DOELSTELLINGEN
Artikel 3 – Algemeen
De MAR staat het gemeentebestuur in al zijn geledingen bij door het verlenen van zinvolle en gefundeerde adviezen over het gemeentelijk milieu-, klimaat- en natuurbeleid teneinde, het behoud en het herstel van de natuur, het landschap en het leefmilieu in de gemeente Boortmeerbeek te verbeteren:
● Hetzij op verzoek van het college van burgemeester en schepenen of van de gemeenteraad;
● Hetzij op eigen initiatief.
Artikel 4 – Onderwerpen adviesverlening
In een afsprakennota tussen de MAR en het gemeentebestuur wordt vastgelegd over welke onderwerpen het gemeentebestuur in ieder geval het advies van de MAR vraagt.
3. SAMENSTELLING VAN DE MAR
Artikel 5
De MAR is samengesteld uit stemgerechtigde leden, niet-stemgerechtigde leden, deskundigen, waarnemers en de gemeentelijke milieuambtenaar.
De stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden moeten gedomicilieerd zijn in de gemeente Boortmeerbeek.
De stemgerechtigde leden van de MAR kiezen een voorzitter en ondervoorzitter.
Het samenwerken met andere gemeentelijke adviesraden wordt aangemoedigd.
Ten hoogste twee derde van de stemgerechtigde leden is van hetzelfde geslacht.
§1. De stemgerechtigde leden zijn:
● Vertegenwoordigers die effectief lid zijn van een vereniging, instelling of organisatie waarvan de werking zich situeert op het grondgebied van de gemeente Boortmeerbeek en die in haar werking belangstelling stelt in de milieu-, klimaat- of natuurproblematiek. Het betreft dus afgevaardigden van de volgende organisaties:
○ Milieu- en natuurverenigingen;
○ Jachtverenigingen;
○ Onderwijsinstellingen;
○ Sociaal-culturele organisaties en vormingsorganisaties;
○ Beroepsgroepen en –organisaties.
Verenigingen, instellingen of organisaties duiden bij het begin van de legislatuur nominatief een plaatsvervanger aan die bij afwezigheid van de titularis stemgerechtigd is.
● Onafhankelijke geïnteresseerde inwoners met enige deskundigheid inzake milieu en natuur, hetzij door vorming, hetzij door bijscholing, hetzij beroepshalve, kunnen eveneens lid worden van de MAR.
Onafhankelijke geïnteresseerde inwoners mogen geen plaatsvervanger aanduiden.
Elke afgevaardigde kan slechts één vereniging vertegenwoordigen. De stemgerechtigde afgevaardigde (of zijn plaatsvervanger) mag geen gemeentelijk politiek mandaat uitoefenen in de gemeenteraad, OCMW-raad of Bijzonder comité.
§2. De niet- stemgerechtigde leden zijn:
● Vertegenwoordigers die effectief lid zijn van een vereniging maar waarvan de vereniging niet als stemgerechtigd in de MAR vertegenwoordigd kan opgenomen worden;
● Vertegenwoordigers die effectief lid zijn van een vereniging maar waarvan de vertegenwoordiger niet als stemgerechtigd in de MAR kan opgenomen worden;
● Schepen van leefmilieu en/of burgemeester als coördinatie-element tussen het gemeentebestuur en de adviesraad;
● Elke fractie in de gemeenteraad mag één vertegenwoordiger aanduiden.
● De algemeen directeur of zijn afgevaardigde.
Niet-stemgerechtigde leden kunnen deelnemen aan de discussies. Deze personen kunnen geenszins drukken op het formuleren van het advies.
De onafhankelijke werking van de MAR mag hierdoor niet in het gedrang komen.
§3. De deskundigen:
De MAR kan beslissen om, in functie van het te behandelen onderwerp, een beroep te doen op externe deskundigen. Deze deskundigen hebben geen stemrecht.
Een vertegenwoordiger van de intergemeentelijke milieudienst van de intercommunale Interleuven kan de vergadering altijd als deskundige bijwonen.
§4. Waarnemers
Elk lid van de gemeenteraad, ook al is het niet aangeduid als een niet-stemgerechtigd lid, kan te allen tijde de vergadering van de MAR bijwonen.
Zij mogen geen enkele tussenkomst doen.
§5. Voorzitter, ondervoorzitter en secretaris
De voorzitter en de ondervoorzitter van de MAR worden individueel gekozen door, maar niet noodzakelijk uit, de stemgerechtigde leden. De stemming hieromtrent is geheim.
De voorzitter en de ondervoorzitter van de MAR mogen geen politiek mandaat bekleden. Om verkozen te zijn tot voorzitter, of ondervoorzitter, dient de kandidaat de gewone meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen te behalen.
Voorzitter en ondervoorzitter worden voor een maximumtermijn van drie jaar verkozen. Zij zijn her verkiesbaar.
Het mandaat van deze nieuwe verkozen of her verkozen Voorzitter, en ondervoorzitter eindigt bij het einde van de betrokken legislatuur.
De milieuambtenaar vervult de rol van secretaris. Bij afwezigheid van de secretaris op een vergadering, stelt de raad een lid aan om het ontwerp verslag van de vergadering op te stellen.
§ 6. Werkgroep
De MAR kan beslissen tijdelijk een ad hoc werkgroep op te richten.
Deze werkgroep is samengesteld uit stemgerechtigde leden, eventueel aangevuld met deskundigen.
Deze werkgroep brengt verslag uit op de MAR-vergaderingen en kan geen autonome beslissingen nemen.
§ 7. Stemmen
De Mar streeft naar consensus tussen de stemgerechtigden over de adviezen.
Indien geen consensus bereikt wordt, dient door de stemgerechtigden hoofdelijk gestemd te worden.
Ieder stemgerechtigd lid kan te allen tijde de hoofdelijke stemming vragen.
Een advies/stemming kan maar gebeuren als minstens 1/3 van de stemgerechtigden aanwezig is.
Bij stemming wordt het advies goedgekeurd bij gewone meerderheid.
Bij wijzigingen aan de statuten, huishoudelijk reglement en /of afsprakennota of eventuele tuchtmaatregel/ uitsluiting van een lid moet minstens 3/4van de stemgerechtigden aanwezig zijn en is een meerderheid van 2/3 der stemmen vereist
Bij gelijk aantal stemmen wordt een tweede maal gestemd. Indien hierbij opnieuw een gelijk aantal stemmen wordt genoteerd, wordt het advies verworpen.
Het stemresultaat (aantal ja/ neen/ onthouding) wordt in het verslag vermeld
Artikel 6
De gemeenteraad bepaalt volgens de procedure opgenomen in artikel 304 van het Decreet over het Lokaal Bestuur, de samenstelling van de MAR en houdt hierbij rekening met een aantal evenwichten:
● Het aantal stemgerechtigde leden van de MAR bestaat voor minstens één derde uit vertegenwoordigers van milieu- en natuurverenigingen;
● Mannen en vrouwen zijn voor ten minste één derde vertegenwoordigd binnen het aantal stemgerechtigde leden;
● Het aantal niet-stemgerechtigde leden bedraagt maximaal de helft van het aantal stemgerechtigde leden.
4. INSTALLATIE VAN EN TOETREDING TOT DE MAR
Artikel 7 – Installatie van de raad
Bij het begin van een bestuursperiode doet het college van burgemeester en schepenen een publieke oproep tot geïnteresseerde kandidaten en verenigingen. Daarvoor gebruikt zij de gemeentelijke kanalen die haar op dat ogenblik ter beschikking staan (nieuwsbrief, website, lichtkrant, …).
Personen die zich kandidaat willen stellen voor het lidmaatschap van de MAR moeten op basis van artikel 5 §1 en 2 van dit statuut hun gemotiveerde kandidatuur schriftelijk richten aan het college van burgemeester en schepenen.
Het college van burgemeester en schepenen onderzoekt de geldigheid van de kandidaturen.
Personen wiens kandidatuur wordt aanvaard, worden aan de gemeenteraad voorgedragen tot lid van de MAR. Zij worden door het college van burgemeester en schepenen uitgenodigd op de installatievergadering van de MAR.
Binnen een termijn van 6 maanden na de aanvang van de nieuwe bestuursperiode moet de MAR geïnstalleerd zijn.
Artikel 8 – Toetreding tot de MAR tijdens de bestuursperiode
In de loop van de bestuursperiode kunnen geïnteresseerde burgers of verenigingen zich bij het college van burgemeester en schepenen kandidaat stellen.
In geval van ontslag van één der leden kan de gemeenteraad uit deze kandidaten een vervanger aanduiden met in acht name van de bepalingen in artikel 6 van dit statuut.
Zo het aantal kandidaten dat zich op die manier meldt zo samengesteld is dat de voorwaarden van artikel 6 van dit staat vervuld blijven, kan de gemeenteraad tot uitbreiding besluiten.
5. ALGEMENE WERKING
Artikel 9 – Taakverdeling
De taken van de voorzitter:
● Het voorzitten van de vergaderingen van de MAR;
● Het vertegenwoordigen van de MAR;
● Het opstellen van de agenda van de vergaderingen, in overleg met het college van burgemeester en schepenen;
● Het uitnodigen van deskundigen, in functie van de te behandelen agendapunten;
● Het contact met het gemeentebestuur.
De taak van de ondervoorzitter:
● Vervanging van de voorzitter en uitvoering van zijn takenpakket bij afwezigheid van deze;
● Ondersteuning van de voorzitter bij zijn taken, o.a. via overleg tussen de vergaderingen.
De taken van de milieuambtenaar:
● Het opmaken en versturen van de uitnodigingen, alsook het versturen van de verslagen en briefwisseling;
● Het zorgen voor de nodige toelichting bij de administratieve stukken dewelke noodzakelijkerwijze bij de bespreking gehanteerd worden;
● Het waarnemen van de secretariaatswerkzaamheden;
● Redactionele taken;
● Verzamelen van informatie;
● Opstellen en bijhouden van de verslagen, het ontwerp van jaarverslag, de adviezen en briefwisseling in overleg met de voorzitter;
● Het voorleggen van de adviezen van de MAR aan het college van burgmeester en schepenen en het eraan gegeven gevolg laten agenderen op de MAR-agenda;
● Bijhouden van het archief
● Voorleggen van de adviezen van de MAR aan het college van burgemeester en schepenen en het gevolg ervan laten agenderen op de MAR-dagorde.
6. DUUR VAN HET MANDAAT
Artikel 10 – Lidmaatschap
Het lidmaatschap van de MAR loopt gelijk met de duur van het mandaat van de leden van de gemeenteraad maar blijft geldig tot de MAR effectief vernieuwd is.
Artikel 11 – Ontbinding van de MAR
In functie van nieuwe regelgeving kan de MAR te allen tijde ontbonden worden om vervolgens opnieuw samengesteld te worden conform de nieuwe richtlijnen.
Artikel 12 – Beëindiging lidmaatschap
Het lidmaatschap eindigt:
● Door persoonlijk ontslag. Indien het betreffende lid een vereniging of organisatie vertegenwoordigt, wordt door het college van burgemeester en schepenen aan die vereniging de kans geboden een nieuwe vertegenwoordiger aan te duiden. De nieuwe kandida(a)t(e) volgt de procedure conform artikel 8 van de statuten.
● Wanneer een vereniging met een vertegenwoordiger in de MAR ophoudt te bestaan;
● Wanneer een vereniging de opdracht van haar vertegenwoordiger intrekt. Wanneer zij gedurende één jaar niet in zijn vervanging voorziet, wordt de vereniging ambtshalve geacht geen lid meer te zijn van de MAR;
● Bij overlijden;
● Wanneer het lid niet meer in de gemeente Boortmeerbeek woont;
● Door uitsluiting door het college van burgemeester en schepenen wanneer:
○ Een lid de doelstellingen, de richtlijnen, de statuten niet naleeft;
○ Een lid vijf opeenvolgende afwezigheden telt zonder melding vooraf. Indien het betreffende lid een vereniging of organisatie vertegenwoordigt, wordt door het college van burgemeester en schepenen aan die vereniging de kans geboden een nieuwe vertegenwoordiger aan te duiden. De nieuwe kandida(a)t(e) volgt de procedure conform artikel 8 van de statuten. Wanneer meer dan ¼ van de stemgerechtigde leden ontslag heeft genomen, zal een oproep tot kandidaatstelling gebeuren.
7. ONDERSTEUNING VAN DE MAR
Artikel 13
De gemeente stimuleert de werking van de MAR door voldoende financiële, logistieke en educatieve ondersteuning te verlenen.
De concrete ondersteuningsinitiatieven worden omschreven in de afsprakennota.
8. REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE EN AFSPRAKENNOTA
Artikel 14
De MAR stelt een huishoudelijk reglement op dat de interne werking van de MAR en de niet in de statuten voorziene procedures en taken regelt. Dit reglement zal ter bekrachtiging voorgelegd worden aan de gemeenteraad.
De MAR voegt aan het huishoudelijk reglement een afsprakennota toe, waarin de verhouding tussen de MAR en het gemeentebestuur wordt geregeld.
9. WIJZIGING VAN DE STATUTEN
Artikel 15
Vooraleer tot een statutaire wijziging over te gaan, vraagt de gemeenteraad advies aan de MAR. Een advies over een statutenwijziging moet vooraf duidelijk geagendeerd worden. Het advies over de statutenwijziging is pas aanvaard wanneer het de goedkeuring krijgt van 2/3 van de aanwezige stemgerechtigde leden en bij aanwezigheid van minstens 1/3 van de stemgerechtigde leden. Indien dit aantal niet wordt bereikt, worden de verschillende adviezen elk met hun stem aantal aan de gemeenteraad overgemaakt.
art. 2
Het huishoudelijk reglement van de milieuadviesraad Boortmeerbeek als volgt vast te stellen:
- De MAR vergadert minstens 5 maal per jaar. Data voor vergaderingen worden in principe vastgelegd bij het begin van elk kalenderjaar. Het wijzigen van de vastgelegde data wordt zoveel mogelijk vermeden.
- Op initiatief van het college van burgemeester en schepenen of op verzoek van minstens 3 stemgerechtigde leden van de MAR moet de voorzitter binnen de veertien werkdagen een extra vergadering beleggen. De agendapunten voor zulke extra vergadering wordt minstens vijf werkdagen vooraf aan de leden van de MAR meegedeeld.
- De agenda en eventuele te bespreken stukken worden ten laatste 1 week
(7 kalenderdagen) vóór de vergadering verstuurd.
- Agenda en stukken kunnen per e-mail verstuurd worden. Een afdruk van dergelijke elektronische correspondentie zal, eventueel in een beknopte versie, bezorgd worden aan MAR leden die aangeven niet over e-mail te beschikken.
- MAR-leden die niet op een vergadering aanwezig kunnen zijn, mogen hun visie op agendapunten schriftelijk of per e-mail aan de voorzitter bezorgen vóór de vergadering. Dergelijke opmerkingen zullen op de vergadering voorgelegd worden door de voorzitter en zullen aldus mede overwogen worden in het formuleren van een advies.
- In geval van dringende zaken kan de voorzitter een consultatie van de MAR leden via e-mail organiseren. Formele adviezen moeten echter in principe tijdens een vergadering geformuleerd te worden, zo nodig door het inlassen van een extra vergadering.
- Bij hoogdringendheid kan een advies schriftelijk of via e-mail goedgekeurd worden door de MAR leden. Om een geldig advies te kunnen formuleren moet, over het advies nog door tenminste 4 MAR leden, waarvan tenminste 3 stemgerechtigde leden, een mening schriftelijk worden geformuleerd. De voorzitter en de ondervoorzitter geven hun goedkeuring. Het hoogdringend advies wordt in de volgende vergadering bekrachtigd.
- Adviezen van de MAR aan het college van burgemeester en schepenen wordt rechtstreeks op de agenda van het college van burgemeester en schepenen geagendeerd door de secretaris. De formulering wordt op voorhand besproken met de voorzitter.
- De MAR verbindt er zich toe om binnen de 75 werkdagen na een vraag tot advies van het college van burgemeester en schepenen een schriftelijk en gemotiveerd advies te geven aan het college van burgemeester en schepenen.
- Het schepencollege brengt de MAR tegen de eerstvolgende vergadering op de hoogte van het gevolg dat aan het door de MAR uitgebrachte advies werd gegeven.
art. 3
De afsprakennota met de milieuadviesraad Boortmeerbeek als volgt vast te stellen:
Referentie: Reglement MAR Artikel 4 en 13
Het college van burgemeester en schepenen zal in elk geval het advies van de MAR vragen over volgende onderwerpen:
● Het klimaatactieplan
● Belangrijke wijzingen in het milieubeleid, met inbegrip van de tijdslijn en de budgettering
● Wijzigingen in het natuurbeleid
● Gemeentelijke subsidiereglementen betreffende natuur, milieu en energie.
● Externe verbintenissen (vb. charters) betreffende klimaat, natuur en milieu.
Het college van burgemeester en schepenen informeert de MAR over de aanvragen voor klasse 1 en 2 omgevingsvergunningen en andere omgevingsvergunningen met een relevante impact op de natuur en het milieu. Zij worden in de mate van het mogelijke vóór goedkeuring van het dossier vermeld op de vergadering. Als dit niet mogelijk is, zal deze informatie per mail naar de leden worden verzonden.
Referentie: Reglement MAR Artikel 13
De gemeente stelt een werkingsbudget ter beschikking van de MAR. Dit budget kan aangewend worden voor volgende doelstellingen:
- Kosten voor vormingsinitiatieven MAR leden
- Kosten voor het advies van deskundigen
- Educatieve excursies
Wanneer de MAR uitgaven wenst te doen, treedt zij daarover in dialoog met het college van burgemeester en schepenen zodat de boekhoudkundige regels en de interne controle van de gemeente gerespecteerd kunnen worden. In die zin moet door de administratie voor deze uitgaven een voorafgaandelijk advies gegeven worden.
art. 4
De milieuadviesraad Boortmeerbeek in kennis te stellen van dit besluit en het college van burgemeester en schepenen opdracht te geven uitvoering te geven aan dit besluit.